Fra terminliste til resultatliste

Terminlisten

Systemets grunnsten er terminlisten. Alle landets seilforeninger har fått tilgang til Sail Race System – med brukernavn og passord – slik at de kan legge inn og publisere arrangementene sine i terminlisten. Terminlisten er søkbar på flere ulike måter. Du kan søke på arrangementer for spesielle klasser, søke etter arrangører, i spesielle områder av landet, du kan søke etter arrangementer i et spesifikt tidsrom eller i fritekst. Søkene kan du sortere etter dato, sted eller arrangør.

– Du kan også søke blant avholdte arrangementer, og på den måten kan du enkelt finne frem til for eksempel resultatlisten, sier Hans Petter Jensen.

Terminlisten er alltid tilgjengelig på Norges Seilforbund eller SEILmagasinets nettside, men enhver seilforening kan også publisere terminlisten på sin egen internettside ved hjelp av ulike koder som ligger åpent tilgjengelig under terminlisten. Da vil foreningens egne arrangementer fremstå som en førstevisning på terminlisten, samtidig som man har søkbar tilgang til terminlistens komplette innhold.

Arrangementene i termilisten er klikkbare slik at man ledes direkte til arrangementets egen nettside eller andre opplysninger en arrangør har valgt å føre seilerne til. På SEILmagasinets terminliste-side og forside finner du også en oversikt over alle regattaene som er åpnet for påmelding  i Sail Race System – sortert etter dato.

Sail Race System

Når et arrangement er lagt inn i terminlisten, kan en seilforening velge om den vil benytte Sail Race System som verktøy for å gjennomføre hele arrangementet. Og gjøres det, opprettes det automatisk en egen nettside for arrangementet der arrangøren får tilgang til en lang rekke funksjoner. Gjennom et administrasjonssystem kan denne nettsiden skreddersys til å inneholde nøyaktig det foreningen ønsker den skal inneholde.

Administrasjonssystemet har 12 menypunkter som definerer og administrerer nettsiden.

1. Basis

Foruten navn på arrangementet, tidspunkt og sted kan man under basis-menyen gi arrangementet og nettsiden sitt eget utseende ved å definere et toppbanner. Her kan man velge mellom standard-bannere eller legge inn sitt egen-designede banner. Man kan legge inn e-post-adresser til dem som skal få beskjed hver gang det kommer en ny påmelding til arrangementet, og man kan bestemme om man vil ha norsk eller engelsk tekst i påmeldingsmenyen.

Sail Race System er satt opp slik at all påmelding skjer via betalingskort – enten Mastercard eller Visa – og en arrangør kan velge hvordan påmeldingskontingenten skal overføres til foreningens bankkonto. Dersom foreningen har sin egen nett. 

Man kan også velge om nettsiden skal ha forskjellige Facebook-funksjonaliteter.

2. Klasser

En regatta har svært ofte flere klasser, og disse kan defineres under meny-punktet «Klasser». Det kan være entype-klasser eller det kan velges klasser som benytter ulike respitt-systemer; NOR Rating, ORC eller IRC. Det kan også defineres antall mannskaper som skal være om bord – minimum eller maksimum – og om det skal være noen maksimalgrense for hvor mange båter som får delta i klassen eller arrangementet som sådan. Melder det seg på flere enn det er plass til, genererer Sail Race System automatisk en venteliste.

Under dette menypunktet bestemmes også størrelsen på startkontingenten i hver enkelt klasse – og hva det eventuelt skal koste ved etteranmelding.

3. Påmelding

Dette er et stort og viktig punkt i Sail Race System. Her settes frister for påmelding og etteranmelding – og en sistefrist for når deltageren kan gå inn og korrigere påmeldingen sin. Ved en påmelding får deltagerne tilgang til informasjonen sin og kan korrigere denne inntil den fristen arrangøren definerer.

Deltagerlisten oppdateres automatisk etter hver påmelding som kommer inn, og den kan vises på to måter – som ren liste eller en utvidet liste med blant annet bilde av deltagerne.

Deltagerlistene i Sail Race System kan sorteres etter seilnummer, navn, klasse, båttype etc, og ved å klikke på seilnummer eller navn, vil man få frem meriinformasjon om båt og mannskap.

Hvilke opplysninger en arrangør ønsker fra deltagerne, defineres under menypunktet «Påmelding» og for hver opplysning er det tre nivåer: 1) Opplysninger arrangøren ønsker å ha om deltagerne, 2) Hvilke minimumopplysninger som ønskes når deltageren melder seg på og 3) hvilke opplysninger som skal vises i deltagerlisten. En avdeling i påmeldingen handler om ønsket informasjon om båten, en annen avdeling handler om seilerne om bord.

En arrangør kan også spesial-definere felt i påmeldingsskjemaet som Sail Race System genererer, for eksempel om det ønskes servering etter målgang, kjøp av T-skjorte og i hvilke størrelser, om båten har egen AIS-sender om bord, hva MMSI-nummeret er osv. Det kan innhentes informasjon i form av tekstfelt, ja/nei-alternativer eller en nedtrekksliste med ulike alternativer.

– Her kan arrangøren fullt og helt definere hva de ønsker opplysninger om som ikke dekkes av Sail Race Systems standard-felter, sier Hans Petter Jensen.

4. Menypunkter

En regatta-arrangør kan legge til så mange menypunkter som er ønskelig på nettsiden som er blitt skapt, og disse punktene kan igjen sorteres under ulike hovedmenyer, som for eksempel informasjon til deltagerne, informasjon til publikum og hva slags pressedekning arrangementet har fått. Menypunktene kan bestå av en link til en annen nettside, link til et PDF-fil, Word-, Excel-dokument, et bilde eller lignende som skal kunne lastes ned.

– Brukerne av Sail Race System får også tilgang til et utvalg artikler fra SEILmagasinet som kan være relevante å legge ut i forbindelse med et arrangement. Det er for eksempel artikler om seiltrim, manøvre, meteorologi, strategi og taktikk og velge blant, forteller Jensen.

Dette arkivet får løpende mer påfyll etter hvert som det kommer ny artikler i utgavene av SEILmagasinet.

5. Nyheter

I Sail Race System har arrangørene en egen nyhetskanal der det på en rask og enkel måte kan legges ut nyheter om arrangementet – før, under og etter. Til hver nyhet kan det knyttes et bilde.

6. Sponsorer

Et viktig poeng med Sail Race System er at regattaene blir publisert i et miljø med mange brukere. SEILmagasinet har mellom 1000 og 5000 brukere hvert døgn, og i dette miljøet ligger arrangementssidene tilgjengelige i form av linker på forsiden – fra påmeldingen starter til to uker etter at arrangementet er avviklet – og de kan alltid nås gjennom terminlisten.

– Det betyr at arrangementet blir langt mer synlig enn om det kun ligger på en forenings egen hjemmeside. Jeg tror denne synligheten bør kunne gi arrangørene en større mulighet til å rekruttere sponsorer og samarbeidspartnere. Derfor har vi i en egen funksjon i Sail Race System der man kan legge ut sponsor-logoer som er linket direkte til sponsorenes hjemmesider – eller dit sponsorene ønsker å dirigere en nett-trafikk, forklarer Hans Petter Jensen.

7. Bilder og filmer

I likhet med nyheter, byr Sail Race System på muligheter til å legge ut bilder og videofilmer publisert på kanaler som for eksempel Youtube eller Vimeo. Sail Race System-generalen sier:

– Før en regatta kan dette for eksempel være filmer og bilder fra fjorårets arrangement som kan bidra til å gjenskape en stemning og inspirere til ny deltagelse. Man kan jo også legge ut bilder og filmer i etterkant av arrangementet som deltagerne også kan hygge seg med etterpå.

8. Deltager-admin

Under menypunktet deltager-admin får arrangøren en fullstendig oversikt over alle som har meldt seg på. Alt hva som er lagt inn av opplysninger finnes her, og arrangøren får også opp betalingsstatus på hver enkelt deltager. Deltager-admin genererer også underskriftsdokumenter dersom en arrangør for eksempel ønsker at deltagerne skal underskrive på at de har den og den kompetansen – eller lignende.

Sail Race System er direkte knyttet til NOR Ratings database over alle båters måltall, og ved å kjøre en oppdatering mot NOR Ratings database, vil man få siste oppdaterte måltall på de deltagende båtene.

– Det sparer trolig mange arrangører for det nitidige, tidkrevende og ofte forvirrende arbeidet det er å finne frem til de rette måltallene på båtene, mener Jensen.

Fra deltager-admin kan det tas ut en rapport om deltagerne i et såkalt csv-format, og denne rapporten kan for eksempel importeres til et Excel-ark og bearbeides videre til det man måtte bruke dataene til, for eksempel om de ønskes importert til resultat-tjenesten Sailwave.

9. Resultater

«Live-side»

En av funksjonene som har vært med i Sail Race System helt siden det ble påbegynt i 2004, er en «live» regattaside. Dette er en nettside som åpnes når regattaen pågår og hvor det løpende og svært enkelt kan publiseres nyheter og bilder. På denne siden kan det også legges ut levende bilder og lydfiler, og nettsiden inneholder også deltagere og publikums Instagram-bilder. De blir synliggjort automatisk idet de publiseres fra fotografenes mobiltelefoner.

– Live-siden er et glimrende verktøy til å formidle hva som skjer ute på banen og på land. Her kan man legge ut korte intervjuer, holde publikum oppdatert, publisere anekdoter og stemninger og aktivisere de som følger med på nettet. Det er mye spennende som skjer i og rundt en regatta, og regattaer som Watski Skagerrak TwoStar, Seilmakeren Doublehanded og Nordland Offshore Race er eksempler på at det også fins et publikum som vil følge en regatta på Internett, sier Hans Petter Jensen.

Tracking

Sail Race System har ingen innebygd tracking-tjeneste, men slike tjenester kan knyttes til nettsiden og bli en del av det hele.

– Vi samarbeider med en av de verdensledende på området, danske TracTrac, og flere arrangementer har benyttet denne tjenesten. De er spesielt gode på å trackje baneseilaser og leverer trackingtjenester til flere EM, VM og verdenscup-regattaer, sier Jensen.

Alle mulige tracking-tjenester kan imidlertid knyttes til Sail Race System i form av linker til trackingsystemets  web-adresse.