Nytt administrasjonssystem - Havneweb

Alle medlemmer skal i løpet av våren ha mottatt mail med brukernavn og passord som gjør dem i stand til å logge seg på det nye systemet, og om nødvendig oppdatere sine egne opplysninger. Daglig leder Kjell-Ove Bruås oppfordrer de som eventuelt ikke har fått slik mail, eller som trenger hjelp til å logge seg på, til å ta kontakt.

– Systemet Havneweb vil gjøre oss i stand til å drive administrasjonen av foreningen mer effektivt, og skal spare både oss selv, og ikke minst regnskapsføreren vår, for tid som til nå har gått med til å holde styr på hvem som benytter seg av de ulike fasilitetene i foreningen, samt å sørge for at alle blir korrekt fakturert, sier Kjell-Ove. Han forteller at det enkelte medlem heretter vil være ansvarlig for å vedlikeholde sine egne medlemsopplysninger, slik at de til enhver tid er korrekte. Opplysningene brukes til tildeling av båtplasser, dugnadslister, fakturering og kommunikasjon.

Effektiv informasjonsutveksling med medlemsmassen er ofte en utfordring i foreninger og lag, ved at adresser og epostadresser endres, og fakturaer og annen post ikke kommer frem. I Bergens Seilforening blir det nå den enkeltes eget ansvar å tilse at han eller hun står oppført med riktig kontaktinformasjon og således får tilsendt påminnelser om viktige ting, for eksempel frister for å søke båtplass. Fakturaer, dugnadslister, oversikt over hvem som er brukere av de enkelte båtplasser og så videre, vil til enhver tid være tilgjengelig for medlemmene ved pålogging på www.havneweb.no.

En av fasilitetene i Havneweb er at man kan krysse av for ferdigheter i tilknytning til dugnadsarbeid. Man har et betydelig antall valgmuligheter som spenner over alt fra soping og rydding, til graving og sveising. Det er å håpe at det store antallet medlemmer som allerede er utkommandert til årets første jobb foran sesongåpningen besitter gode ryddeferdigheter.

Med innføringen av Havneweb håper Kjell-Ove at papirfakturaenes tid er forbi, og at han kan gå sommeren i møte med mer tid til verdiskapende aktiviteter for foreningen, og mindre tid til å lete i bunker av gule lapper og ulike versjoner av Excel-ark. Han føler seg trygg på at medlemmene vil se nytten av det nye systemet.